Чек-лист для внутреннего аудита — функции, нормативное регулирование и понятные примеры. Чек-лист - верный помощник вашему тайм-менеджменту
Область потребности в контроле зависит от структуры и вида деятельности конкретной организации. Для правильной проверки работы компании необходимо регулярно проводить . Эта процедура просто невозможна без корректно составленного чек-листа.
Понятие чек-листа для внутреннего аудита
Чек-лист по аудиту может потребоваться для проверки всей деятельности организации или какой-то одной отрасли, процесса или подразделения. Данный документ раньше заполняли в виде бумажного носителя, позже стали появляться электронные версии в Word и Excel. Сейчас существуют специализированные приложения для , но предыдущие методы по-прежнему актуальны.
Стандартный бланк чек-листа по проведению аудита содержит 6 столбцов:
- Номерная строка.
- Проверяемое требование ISO.
- Детализированные вопросы.
- Метод оценки проверяемого требования.
- Отметка о результате проверки.
- Комментарии аудитора или комиссии.
Само понятие чек-лист дословно переводится как «контрольный список» и может применяться даже для аудита деятельности 1 сотрудника компании.
Нормативно-правовая база
Согласно Федеральному закону от 30.12.2008 №307 «Об аудиторской проверке» регулируется составление чек-листов различных видов, но это касается внешнего аудита. Законодательно разрешено проводить внутренний аудит привлеченными компаниями. Руководство может пригласить сотрудника для проведения проверки, а не создавать комиссию из собственных работников.
Ст.19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 обязывает проводить внутренний аудит. Это касается проверки бухгалтерской сферы, другие отрасли деятельности контролируется согласно личным предпочтениям организации.
Функции документа
Главными задачами чек-листа являются контроль и структурирование информации о текущих процессах какого-либо вида деятельности. Это своего рода контрольный список вопросов, позволяющий провести планомерный анализ и выявить недочеты в работе конкретного звена организации.
Помимо контролирующей функции на основе данных чек-листа возможно составление дальнейшего плана развития или изменения структуры компании. Также по результатам внутреннего аудита допустима оценка компетентности сотрудников проверяемого отдела компании или целого .
Этапы заполнения чек-листа для внутреннего аудита СМК с примерами описаны ниже.
Этапы заполнения
В процессе контроля структура чек-листа имеет важное значение. При его разработке необходимо учитывать логичную последовательной процедуры, исключающую постоянный возврат к уже рассмотренным аспектам. Это позволит выстроить корректную структуры не только самого контрольного списка, но и помочь в правильном его заполнении.
На самом деле заполнение грамотно составленного чек-листа очень простое.
- На первом этапе необходимо вникнуть в содержание пункта проверки, прочесть вопрос или ознакомиться с контролируемым критерием.
- Далее следует уточнить метод оценки и провести ее согласно этому пункту. Это может быть осмотр, интервью, опрос, изучение документации или другой способ оценивания.
- На третьем этапе необходимо ввести или вписать результаты контроля в соответствующий столбец чек-листа.
- Также в ряде документов бывает и пункт с комментариями аудитора. Если он присутствует в контрольном списке, то его необходимо заполнить до перехода к следующему вопросу.
Образец чек-листа для внутреннего аудита вы можете скачать .
Образец чек-листа для внутреннего аудита
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 1
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 2
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 3
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 4
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 5
Случалось ли вам забывать что-нибудь?
Например, плавки в бассейн или студенческий?
Разворачиваешь машину, ругаешь себя последними словами… Уверен, у каждого были такие моменты.
Сегодня мы поговорим о надёжном средстве «чтобы не забывать» - чек-листах.
Что такое чек-лист?
Это набор каких-то действий, которые нужно выполнить. Или предметов, которые нужно взять. Плюс пометки, схемы, подсказки.
Смысл чек-листа - не допустить ошибку. Избежать форс-мажора и нервотрёпки. Достать всю рутину из головы и переложить её на бумагу.
Профессиональные чек-листы
Чек-листы пришли к нам из авиации. Там цена ошибки - сотни человеческих жизней.
Любой пилот наизусть знает, что ему нужно делать перед взлётом. Тем не менее пилоты всё прогоняют по специальным чек-листам. При этом один проверяет, а второй - проверяет, как проверяет первый.
Чек-листы используют при строительстве, в медицине и других областях, где недопустимы ошибки.
Авиационный чек-лист, всё на английском - это язык авиации:
Чек-лист перед хирургической операцией:
Чек-листы в моей жизни
Я открыл их для себя недавно. Теперь не представляю, как обходился без них всё это время.
Вещи, которые я беру на футбольную тренировку:
А это мой чек-лист ежемесячной проверки автомобиля:
На случай командировки:
Поскольку каждая командировка имеет свои особенности, то этот чек-лист - просто шаблон, в который я добавляю что-то или удаляю.
Это мой чек-лист по написанию статей для блога:
Здесь всё: как собрать идеи, редактирование текста, оформление и раскрутка.
Заметьте, что здесь много вспомогательной информации. Вот, например, указание, какого размера должны быть картинки в том или ином случае:
А вот мой чек-лист для резервного копирования и очистки компьютера:
Выполняю его один раз в две недели.
Всё это постоянные чек-листы. Иногда я создаю чек-лист для какого-то разового мероприятия. Например, если планирую отпуск.
Как оформлять чек-лист?
- Сокращайте . Это не сочинение. Это просто набор пунктов. Чёткость формулировок! Простой словарь! Задача - чтобы даже при беглом взгляде вы ухватили суть.
- Удаляйте ненужное. Включайте только то, что вы можете забыть. Например, в чек-листе по написанию статей нет пункта «Включить ноутбук». Я это сделаю и без напоминания.
- Выделяйте важное. Капслоком или жирным шрифтом. Главное - не переборщите. Одного-двух выделений на лист достаточно.
- Постоянно редактируйте. Чек-лист должен быть актуальным. Видели мои правки карандашом? Вот. Когда правок становится много, я печатаю чек-лист заново.
Где хранить?
На бумаге, в смартфоне, в Evernote… Там, где вам удобно.
Можно даже наносить чек-лист прямо на вещь. Например, я раньше использовал наклейки на ноутбук. Но это не прижилось))
Итого
Чек-листы - это просто и удобно. Это спасет вам кучу времени. И нервов.
Почему об этом не рассказывают в школе? Вместо дурацких нравоучений типа: «А голову ты не забыл?».
Случалось ли Вам ловить себя на мысли, что Вы повторяете что-то сотруднику не в первый раз?
Или замечать, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же досадные ошибки, попусту растрачивая время?
Если да — тогда самое время поручить сотрудникам составление чек листов.
Чек лист (Check list — контрольный список) - список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, сотрудник может узнать о состоянии/корректности выполнения этой работы.
Важность чек листов трудно переоценить. Каким бы опытным ни был сотрудник, в спешке он может легко забыть важную деталь. Возьмем, к примеру, распространённую ситуацию — подготовка к участию в выставке. Это очень дорогостоящее мероприятие. Одна упущенная деталь — не напечатанные вовремя флаера — может стоить половины бюджета.
Чек листы могут применяться в самых разных сферах : существуют чек листы для официантов, для пилотов, для маркетологов, для веб-дизайнеров.
Ниже правила создания чек листов, которые помогут Вашим сотрудникам создать полезный и качественный инструмент.
Правила составления чек листов
1. Один пункт — одна операция
Пункты чек листа — это минимальные полные операции. Что это значит?
Заказать изготовление визиток и и доставить визитки в офис — это 2 разные операции.
Поэтому, в чек листе они отображаются отдельными пунктами:
визитки заказаны
визитки доставлены в офис
2. Пункты написаны в утвердительной форме
Целью чек-листа является проверка готовности, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме — “заказаны, доставлены”. Сравните формулировку:
“заказать визитки” и “визитки заказаны”. Второй вариант требует большей ответственности.
3. Оптимальное количество пунктов — до 20
Чек листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов — до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек лист.
Пример чек листа:
Эффективное внедрение чек листов
1. Тестирование
После составления чек листа, пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.
2. Оформление
Чек лист должен выглядеть эстетично — тогда с ним будет приятней работать.
3. Удобный доступ
Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек лист заполняется каждый день).
Преимущества использования чек листов
- Структурирование информации в голове сотрудника. При записывании необходимых действий, у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач.
- Повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять в сотый раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек лист для самостоятельной работы.
- Высокий результат, уменьшение числа ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности.
- Взаимозаменяемость сотрудников.
- — сотрудники будут значительно меньше времени тратить на переделывание задач.
Примеры полезных чек листов для бизнеса в интернете
Создавая чек-лист, помните: Вы создаете его в первую очередь для сотрудника, он должен интуитивно понимать что к чему и не теряться среди всех прописанных вами пунктов. А уже анализ выполнения задач лучше проводить с помощью специализированных програм. Например, Yaware.TimeTracker , которая позволяет не только создавать и делегировать проекты и задачи, но и контролировать их на всех этапах выполнения, анализировать статистику и продуктивность каждого сотрудника. Попробывать новый функционал можно . Или зарегистрируйтесь и получите 14 дней бесплатного пользования — протестируйте прежде, чем купить!
Попробовать Yaware.TimeTracker бесплатно14 дней, все включено
Случалось ли Вам ловить себя на мысли, что Вы повторяете что-то сотруднику не в первый раз? Или замечать, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же досадные ошибки? Если да - тогда самое время поручить сотрудникам составление чек листов.
Чек лист (Check list - контрольный список) - список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, сотрудник может узнать о состоянии/корректности выполнения этой работы.
Важность чек листов трудно переоценить. Каким бы опытным ни был сотрудник, в спешке он может легко забыть важную деталь. Возьмем, к примеру, распространённую ситуацию - подготовка к участию в выставке. Это очень дорогостоящее мероприятие. Одна упущенная деталь - не напечатанные вовремя флаера - может стоить половины бюджета.
Чек листы могут применяться в самых разных сферах: существуют чек листы для официантов, для пилотов, для маркетологов, для веб-дизайнеров.
Ниже правила создания чек листов, которые помогут Вашим сотрудникам создать полезный и качественный инструмент.
Правила составления чек листов
1. Один пункт - одна операция
Пункты чек листа - это минимальные полные операции. Что это значит?
Заказать изготовление визиток и и доставить визитки в офис - это 2 разные операции.
Поэтому, в чек листе они отображаются отдельными пунктами
* визитки заказаны
* визитки доставлены в офис
2. Пункты написаны в утвердительной форме
Целью чек-листа является проверка готовности, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме - “заказаны, доставлены”. Сравните формулировку “заказать визитки” и “визитки заказаны”. Второй вариант требует большей ответственности.
3. Оптимальное количество пунктов - до 20
Чек листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов - до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек лист.
Пример чек листа:
Эффективное внедрение чек листов
1. Тестирование
После составления чек листа, пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.
2. Оформление
Чек лист должен выглядеть эстетично - тогда с ним будет приятней работать.
3. Удобный доступ
Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек лист заполняется каждый день).
Преимущества использования чек листов
* Структурирование информации в голове сотрудника. При записывании необходимых действий, у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач.
* Повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять в сотый раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек лист для самостоятельной работы.
* Высокий результат, уменьшение числа ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности.
* Взаимозаменяемость сотрудников.
Примеры полезных чек листов для бизнеса в интернете
Это список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, вы, команда или специалист, можете узнать о состоянии или корректности выполнения этой работы.
Работая над проектом, ловили ли вы себя на мысли, что повторяете очевидные ошибки уже не в первый раз? Или замечали, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же ошибки, напрасно тратя время?
Чек-листы могут применяться в самых разных сферах: существуют чек-листы для официантов, пилотов, маркетологов, веб-дизайнеров.
Нижеприведённые правила для чек-листов помогут вам и вашим сотрудникам создавать полезный и качественный продукт.
Правила составления чек-листов
- Один пункт - одна операция
Пункты чек-листа - это минимальные полные операции. Например, заказать изготовление визиток и доставить визитки в офис - это 2 разных операции. Поэтому в чек-листе они отображаются отдельными пунктами:
- визитки заказаны;
- визитки доставлены в офис.
- Пункты написаны в утвердительной форме
Цель чек-листа – проверка готовности задачи, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме - «заказаны, доставлены». Сравните формулировку: «заказать визитки» и «визитки заказаны». Второй вариант требует большей ответственности.
- Оптимальное количество пунктов - до 20
Чек-листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов - до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек-лист.
Эффективное внедрение чек-листов:
- Тестирование
После составления чек-листа пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.
- Оформление
Чек-лист должен выглядеть эстетично - тогда с ним будет приятнее работать.
- Удобный доступ
Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек-лист заполняется каждый день).
Читайте також: Топ - 30 сайтов Уанета за август 2018
Преимущества использования чек-листов:
- структурирование информации у сотрудника. При записывании необходимых действий у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач;
- повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять несколько раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек-лист для самостоятельной работы;
- высокий результат, уменьшение количества ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек-листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности;
- взаимозаменяемость сотрудников;
- экономия рабочего времени - сотрудники будут значительно меньше времени тратить на переделывание задач.
Андрей Маноха, креативный директор интернет-агентства UaMaster
Возможно, будет полезно почитать:
- Патриарх кирилл запретил актеру и священнику ивану охлобыстину служить в церкви Охлобыстин церковный сан ;
- Иван охлобыстин - биография, информация, личная жизнь Почему охлобыстин ушел из священников ;
- Ужин для ребенка 4 лет рецепты меню ;
- Принципы функционирования бюджетной системы РФ ;
- Особенности размещения населения на территории земли Население земли размещается равномерно средняя плотность населения ;
- Тонька-пулеметчица — cтрашная судьба страшного человека Фильм палач тонька пулеметчица реальная история ;
- Как поздравить начальницу с юбилеем? ;
- Российские студенты выиграли чемпионат мира по программированию Вот они, герои ;