Чек-лист для внутреннего аудита — функции, нормативное регулирование и понятные примеры. Чек-лист - верный помощник вашему тайм-менеджменту

Область потребности в контроле зависит от структуры и вида деятельности конкретной организации. Для правильной проверки работы компании необходимо регулярно проводить . Эта процедура просто невозможна без корректно составленного чек-листа.

Понятие чек-листа для внутреннего аудита

Чек-лист по аудиту может потребоваться для проверки всей деятельности организации или какой-то одной отрасли, процесса или подразделения. Данный документ раньше заполняли в виде бумажного носителя, позже стали появляться электронные версии в Word и Excel. Сейчас существуют специализированные приложения для , но предыдущие методы по-прежнему актуальны.

Стандартный бланк чек-листа по проведению аудита содержит 6 столбцов:

  1. Номерная строка.
  2. Проверяемое требование ISO.
  3. Детализированные вопросы.
  4. Метод оценки проверяемого требования.
  5. Отметка о результате проверки.
  6. Комментарии аудитора или комиссии.

Само понятие чек-лист дословно переводится как «контрольный список» и может применяться даже для аудита деятельности 1 сотрудника компании.

Нормативно-правовая база

Согласно Федеральному закону от 30.12.2008 №307 «Об аудиторской проверке» регулируется составление чек-листов различных видов, но это касается внешнего аудита. Законодательно разрешено проводить внутренний аудит привлеченными компаниями. Руководство может пригласить сотрудника для проведения проверки, а не создавать комиссию из собственных работников.

Ст.19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 обязывает проводить внутренний аудит. Это касается проверки бухгалтерской сферы, другие отрасли деятельности контролируется согласно личным предпочтениям организации.

Функции документа

Главными задачами чек-листа являются контроль и структурирование информации о текущих процессах какого-либо вида деятельности. Это своего рода контрольный список вопросов, позволяющий провести планомерный анализ и выявить недочеты в работе конкретного звена организации.

Помимо контролирующей функции на основе данных чек-листа возможно составление дальнейшего плана развития или изменения структуры компании. Также по результатам внутреннего аудита допустима оценка компетентности сотрудников проверяемого отдела компании или целого .

Этапы заполнения чек-листа для внутреннего аудита СМК с примерами описаны ниже.

Этапы заполнения

В процессе контроля структура чек-листа имеет важное значение. При его разработке необходимо учитывать логичную последовательной процедуры, исключающую постоянный возврат к уже рассмотренным аспектам. Это позволит выстроить корректную структуры не только самого контрольного списка, но и помочь в правильном его заполнении.

На самом деле заполнение грамотно составленного чек-листа очень простое.

  • На первом этапе необходимо вникнуть в содержание пункта проверки, прочесть вопрос или ознакомиться с контролируемым критерием.
  • Далее следует уточнить метод оценки и провести ее согласно этому пункту. Это может быть осмотр, интервью, опрос, изучение документации или другой способ оценивания.
  • На третьем этапе необходимо ввести или вписать результаты контроля в соответствующий столбец чек-листа.
  • Также в ряде документов бывает и пункт с комментариями аудитора. Если он присутствует в контрольном списке, то его необходимо заполнить до перехода к следующему вопросу.

Образец чек-листа для внутреннего аудита вы можете скачать .

Образец чек-листа для внутреннего аудита

Образец чек-листа для внутреннего аудита — 1

Образец чек-листа для внутреннего аудита — 2

Образец чек-листа для внутреннего аудита — 3

Образец чек-листа для внутреннего аудита — 4

Образец чек-листа для внутреннего аудита — 5

Случалось ли вам забывать что-нибудь?

Например, плавки в бассейн или студенческий?

Разворачиваешь машину, ругаешь себя последними словами… Уверен, у каждого были такие моменты.

Сегодня мы поговорим о надёжном средстве «чтобы не забывать» - чек-листах.

Что такое чек-лист?

Это набор каких-то действий, которые нужно выполнить. Или предметов, которые нужно взять. Плюс пометки, схемы, подсказки.

Смысл чек-листа - не допустить ошибку. Избежать форс-мажора и нервотрёпки. Достать всю рутину из головы и переложить её на бумагу.

Профессиональные чек-листы

Чек-листы пришли к нам из авиации. Там цена ошибки - сотни человеческих жизней.

Любой пилот наизусть знает, что ему нужно делать перед взлётом. Тем не менее пилоты всё прогоняют по специальным чек-листам. При этом один проверяет, а второй - проверяет, как проверяет первый.

Чек-листы используют при строительстве, в медицине и других областях, где недопустимы ошибки.

Авиационный чек-лист, всё на английском - это язык авиации:

Чек-лист перед хирургической операцией:

Чек-листы в моей жизни

Я открыл их для себя недавно. Теперь не представляю, как обходился без них всё это время.

Вещи, которые я беру на футбольную тренировку:

А это мой чек-лист ежемесячной проверки автомобиля:

На случай командировки:

Поскольку каждая командировка имеет свои особенности, то этот чек-лист - просто шаблон, в который я добавляю что-то или удаляю.

Это мой чек-лист по написанию статей для блога:

Здесь всё: как собрать идеи, редактирование текста, оформление и раскрутка.

Заметьте, что здесь много вспомогательной информации. Вот, например, указание, какого размера должны быть картинки в том или ином случае:

А вот мой чек-лист для резервного копирования и очистки компьютера:

Выполняю его один раз в две недели.

Всё это постоянные чек-листы. Иногда я создаю чек-лист для какого-то разового мероприятия. Например, если планирую отпуск.

Как оформлять чек-лист?

  1. Сокращайте . Это не сочинение. Это просто набор пунктов. Чёткость формулировок! Простой словарь! Задача - чтобы даже при беглом взгляде вы ухватили суть.
  2. Удаляйте ненужное. Включайте только то, что вы можете забыть. Например, в чек-листе по написанию статей нет пункта «Включить ноутбук». Я это сделаю и без напоминания.
  3. Выделяйте важное. Капслоком или жирным шрифтом. Главное - не переборщите. Одного-двух выделений на лист достаточно.
  4. Постоянно редактируйте. Чек-лист должен быть актуальным. Видели мои правки карандашом? Вот. Когда правок становится много, я печатаю чек-лист заново.

Где хранить?

На бумаге, в смартфоне, в Evernote… Там, где вам удобно.

Можно даже наносить чек-лист прямо на вещь. Например, я раньше использовал наклейки на ноутбук. Но это не прижилось))

Итого

Чек-листы - это просто и удобно. Это спасет вам кучу времени. И нервов.

Почему об этом не рассказывают в школе? Вместо дурацких нравоучений типа: «А голову ты не забыл?».

Случалось ли Вам ловить себя на мысли, что Вы повторяете что-то сотруднику не в первый раз?

Или замечать, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же досадные ошибки, попусту растрачивая время?

Если да — тогда самое время поручить сотрудникам составление чек листов.

Чек лист (Check list — контрольный список) - список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, сотрудник может узнать о состоянии/корректности выполнения этой работы.

Важность чек листов трудно переоценить. Каким бы опытным ни был сотрудник, в спешке он может легко забыть важную деталь. Возьмем, к примеру, распространённую ситуацию — подготовка к участию в выставке. Это очень дорогостоящее мероприятие. Одна упущенная деталь — не напечатанные вовремя флаера — может стоить половины бюджета.

Чек листы могут применяться в самых разных сферах : существуют чек листы для официантов, для пилотов, для маркетологов, для веб-дизайнеров.

Ниже правила создания чек листов, которые помогут Вашим сотрудникам создать полезный и качественный инструмент.

Правила составления чек листов

1. Один пункт — одна операция

Пункты чек листа — это минимальные полные операции. Что это значит?

Заказать изготовление визиток и и доставить визитки в офис — это 2 разные операции.

Поэтому, в чек листе они отображаются отдельными пунктами:

визитки заказаны

визитки доставлены в офис

2. Пункты написаны в утвердительной форме

Целью чек-листа является проверка готовности, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме — “заказаны, доставлены”. Сравните формулировку:
“заказать визитки” и “визитки заказаны”. Второй вариант требует большей ответственности.

3. Оптимальное количество пунктов — до 20

Чек листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов — до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек лист.
Пример чек листа:

Эффективное внедрение чек листов

1. Тестирование

После составления чек листа, пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.

2. Оформление

Чек лист должен выглядеть эстетично — тогда с ним будет приятней работать.

3. Удобный доступ

Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек лист заполняется каждый день).

Преимущества использования чек листов

  • Структурирование информации в голове сотрудника. При записывании необходимых действий, у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач.
  • Повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять в сотый раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек лист для самостоятельной работы.
  • Высокий результат, уменьшение числа ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности.
  • Взаимозаменяемость сотрудников.
  • — сотрудники будут значительно меньше времени тратить на переделывание задач.

Примеры полезных чек листов для бизнеса в интернете

Создавая чек-лист, помните: Вы создаете его в первую очередь для сотрудника, он должен интуитивно понимать что к чему и не теряться среди всех прописанных вами пунктов. А уже анализ выполнения задач лучше проводить с помощью специализированных програм. Например, Yaware.TimeTracker , которая позволяет не только создавать и делегировать проекты и задачи, но и контролировать их на всех этапах выполнения, анализировать статистику и продуктивность каждого сотрудника. Попробывать новый функционал можно . Или зарегистрируйтесь и получите 14 дней бесплатного пользования — протестируйте прежде, чем купить!

Попробовать Yaware.TimeTracker бесплатно14 дней, все включено

Случалось ли Вам ловить себя на мысли, что Вы повторяете что-то сотруднику не в первый раз? Или замечать, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же досадные ошибки? Если да - тогда самое время поручить сотрудникам составление чек листов.

Чек лист (Check list - контрольный список) - список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, сотрудник может узнать о состоянии/корректности выполнения этой работы.

Важность чек листов трудно переоценить. Каким бы опытным ни был сотрудник, в спешке он может легко забыть важную деталь. Возьмем, к примеру, распространённую ситуацию - подготовка к участию в выставке. Это очень дорогостоящее мероприятие. Одна упущенная деталь - не напечатанные вовремя флаера - может стоить половины бюджета.

Чек листы могут применяться в самых разных сферах: существуют чек листы для официантов, для пилотов, для маркетологов, для веб-дизайнеров.

Ниже правила создания чек листов, которые помогут Вашим сотрудникам создать полезный и качественный инструмент.

Правила составления чек листов


1. Один пункт - одна операция

Пункты чек листа - это минимальные полные операции. Что это значит?

Заказать изготовление визиток и и доставить визитки в офис - это 2 разные операции.

Поэтому, в чек листе они отображаются отдельными пунктами

* визитки заказаны
* визитки доставлены в офис

2. Пункты написаны в утвердительной форме

Целью чек-листа является проверка готовности, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме - “заказаны, доставлены”. Сравните формулировку “заказать визитки” и “визитки заказаны”. Второй вариант требует большей ответственности.

3. Оптимальное количество пунктов - до 20

Чек листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов - до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек лист.

Пример чек листа:


Эффективное внедрение чек листов


1. Тестирование

После составления чек листа, пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.

2. Оформление

Чек лист должен выглядеть эстетично - тогда с ним будет приятней работать.

3. Удобный доступ

Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек лист заполняется каждый день).

Преимущества использования чек листов


* Структурирование информации в голове сотрудника. При записывании необходимых действий, у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач.
* Повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять в сотый раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек лист для самостоятельной работы.
* Высокий результат, уменьшение числа ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности.
* Взаимозаменяемость сотрудников.

Примеры полезных чек листов для бизнеса в интернете

Это список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, вы, команда или специалист, можете узнать о состоянии или корректности выполнения этой работы.

Работая над проектом, ловили ли вы себя на мысли, что повторяете очевидные ошибки уже не в первый раз? Или замечали, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же ошибки, напрасно тратя время?

Чек-листы могут применяться в самых разных сферах: существуют чек-листы для официантов, пилотов, маркетологов, веб-дизайнеров.

Нижеприведённые правила для чек-листов помогут вам и вашим сотрудникам создавать полезный и качественный продукт.

Правила составления чек-листов

  1. Один пункт - одна операция

Пункты чек-листа - это минимальные полные операции. Например, заказать изготовление визиток и доставить визитки в офис - это 2 разных операции. Поэтому в чек-листе они отображаются отдельными пунктами:

    • визитки заказаны;
    • визитки доставлены в офис.
  1. Пункты написаны в утвердительной форме

Цель чек-листа – проверка готовности задачи, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме - «заказаны, доставлены». Сравните формулировку: «заказать визитки» и «визитки заказаны». Второй вариант требует большей ответственности.

  1. Оптимальное количество пунктов - до 20

Чек-листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов - до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек-лист.

Эффективное внедрение чек-листов:

  1. Тестирование

После составления чек-листа пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.

  1. Оформление

Чек-лист должен выглядеть эстетично - тогда с ним будет приятнее работать.

  1. Удобный доступ

Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек-лист заполняется каждый день).

Читайте також: Топ - 30 сайтов Уанета за август 2018

Преимущества использования чек-листов:

  • структурирование информации у сотрудника. При записывании необходимых действий у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач;
  • повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять несколько раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек-лист для самостоятельной работы;
  • высокий результат, уменьшение количества ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек-листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности;
  • взаимозаменяемость сотрудников;
  • экономия рабочего времени - сотрудники будут значительно меньше времени тратить на переделывание задач.

Андрей Маноха, креативный директор интернет-агентства UaMaster

 

Возможно, будет полезно почитать: