Форматирование текстовых документов в word. Форматирование текста в программе Microsoft Word

Каждый, кто работает с текстовыми документами в офисном редакторе Word, знает, что удобочитаемость и внешний вид набранного текста зачастую играет первостепенную роль в восприятии материала и документа в целом. Для этого применяется так называемое форматирование. Далее будет показано, как отформатировать текст в «Ворде» с применением нескольких простейших правил. Данные советы пригодятся всем без исключения, а создаваемый документ будет выглядеть более презентабельным.

Что значит "Отформатировать текст в «Ворде»"?

Начнем самого понятия форматирования текста. Что это такое? Грубо говоря, это есть оформление материала таким образом, чтобы он легко воспринимался визуально при прочтении.

Согласитесь, ведь мелкие или слишком большие буквы воспринимают не все. То же самое касается и моментов, когда, например, некоторые главные тезисы не выделены, а читатель просто может потерять основную мысль содержимого. Разного рода заковыристые шрифты тоже могут сделать текст совершенно нечитабельным, не говоря уже о применении цветового оформления или заливок (если это совершенно не нужно) и отсутствии абзацев, когда текст получается «скомканным».

Как правильно отформатировать текст в «Ворде» и на что обратить внимание в первую очередь?

Итак, какие же инструменты для оформления имеются в самом редакторе? Говоря о том, как отформатировать текст в «Ворде», среди основополагающих принципов обработки можно выделить следующие:

оформление шрифта (тип, размер, регистр, интервалы между литерами и символами, цвет, заливка и т. д.);
выравнивание текста на странице;
установка абзацев и отступов;
назначение параметров страниц документов;
обработка текста с созданием дополнительных элементов оформления (заголовки, колонки, колонтитулы, списки).

Работа со шрифтами

Начнем с самого простого - установки параметров шрифтов. Как отформатировать текст в «Ворде», используя этот инструментарий? Очень просто. Для этого в редакторе (если не брать в расчет разделы основных меню главной панели) все необходимые инструменты вынесены на панель с инструментами и располагаются в специальном разделе с кнопками и выпадающими меню.

В принципе, вопрос того, как отформатировать текст в «Ворде» 2007, 2003, 2010, 2013 или 2016, во всех версиях решается достаточно просто. Для начала из выпадающего списка выберем нужный шрифт (например, Times New Roman), затем из такого же списка установим размер шрифта (лучше использовать 12 или 14).

После этого, нажимая кнопки выделения, можно установить его тип (жирный, курсив, подчеркнутый, зачеркнутый). Чуть правее имеются кнопки изменения цвета самого шрифта или его фоновой заливки. Увлекаться применением такого оформления не стоит, а использовать его только в крайних случаях, когда необходимо подчеркнуть важность содержимого. То же самое касается и установки предыдущих параметров.

Выравнивание текста

Следующим этапом станет установка параметров выравнивания текста. По умолчанию в редакторе установлено выравнивание по левому краю. Но такое положение текста для чтения не всегда удобно.

На панели инструментов имеется четыре основные кнопки для установки выравнивания:

по левому краю;
по центру;
по правому краю;
по ширине.

Выравнивание по краям или по центру обычно применяется в случае создания «шапок» или установки места, скажем, для подписи в договоре. Наиболее удобным является при котором первые и последние литеры каждой строки располагаются на одинаковом расстоянии от края страницы, не считая абзацев. Как в «Ворде» отформатировать текст по ширине? Да просто выделить нужный фрагмент и нажать соответствующую кнопку. Также ее можно нажать и в том случае, если ввод текста только предполагается осуществить (пустая строка).

Установка отступов

Теперь необходимо выделить абзацы или красные строки. В самом простом случае при вводе текста с красной строки можно использовать клавишу табуляции (Tab), для которой по умолчанию обычно установлен горизонтальный отступ 1,25 см.

Изменить его и дополнительные параметры можно перемещением ползунка в виде треугольников и уголков на горизонтальной линейке (но только при активном соответствующем режиме отображения документа).

Обратите внимание на кнопки вида, расположенные на панели в правой ее части. Для быстрой установки вертикальных интервалов можно использовать предустановленные настройки вида (например, без интервала, обычный, заголовки и т. д.).

В случае когда требуется применить строго определенные параметры, в Word версий 2010 и выше необходимо использовать меню «Макет» и раздел установки интервала между абзацами. Здесь все настраиваемые отступы можно указать вручную. Особое внимание следует обратить на меню междустрочного интервала. Многие пользователи, в свое время набиравшие в редакторе дипломы, знают, что в требованиях указан полуторный интервал, который можно выбрать из выпадающего списка или установить значение самостоятельно.

Параметры страницы

Еще один момент в рассмотрении вопроса о том, как отформатировать текст в «Ворде», связан с установкой параметров самой страницы, доступ к которым в последних версиях редактора можно получить через меню дизайна с выбором полей, ориентации или размера листа.

Обычно при создании документов используется А4 с книжной (вертикальной) ориентацией. При выборе нужных значений эти параметры можно поменять по своему усмотрению. Что же касается установки полей, возвращаясь к вопросу об оформлении дипломных работ, требуется установка левого поля 3 см, правого - 2 см, верхнего и нижнего - 1,5 см. Если требования отсутствуют, как таковые, значения по умолчанию можно не трогать или изменить их, в зависимости от своих предпочтений.

В разделе дизайна для страницы можно применять установку границ и подложки, изменять цвет или применять специальные темы (если только документ не создавался или открывался в режиме совместимости с охранением файла в формате DOC более старых версий редактора, а не в формате DOCX текущей версии программы).

Заголовки, списки, колонки и колонтитулы

Выделить заголовки можно совершенно просто, используя для этого кнопки на основной панели, где можно выбрать нужный вид из нескольких встроенных шаблонов.

При создании списков используются специальные кнопки установки маркеров, нумерации или Для каждой предусмотрено разворачиваемое меню, в котором можно выбрать определенный шаблон или настроить параметры отображения списка самостоятельно.

Колонтитулы, в которых вводимый текст отображается на каждой странице, можно установить из меню вставки (верхний или нижний). Их параметры тоже можно поменять. Тут же имеются инструменты вставки номеров страниц, примечаний, ссылок и т. д. (если это предусмотрено структурой документа).

Форматирование по образцу

Наконец, предположим, что вы отформатировали нужный вам кусок текста или определенный раздел. В редакторе имеется интересная возможность использования форматирования по образцу.

Кнопка его применения находится на панели, если используется главное меню. Достаточно просто выделить нужный фрагмент текста, нажать на кнопку (она превратится в кисточку с указателем), после чего подвести курсор к другому фрагменту и нажать левую кнопку мыши. После этого и произойдет применение формата без изменения текстового содержимого фрагмента.

Примечание: также можно использовать всевозможные шаблоны, стили и многие другие инструменты, которые здесь подробно не рассматривались, поскольку упор делался на ручное форматирование.

Процессор Word осуществляет автоматическое разбиение документа на страницы, но переход на новую страницу можно организовать вручную.

Способы перехода :

Использовать сочетание Ctrl+Enter,

«Лента Вставка (для версии MS Word 2007) и «Вставка» - «Разрыв»-«начать новую страницу» (для версии MS Word 2003) .

Параметры форматирования страниц на ленте Разметка страницы (для версии MS Word 2007) и в диалоговом окне «Параметры страницы» (меню «Файл» (для версии MS Word 2003) ):

Размер бумаги листа . На вкладке «Параметры бумаги» устанавливаются несколько стандартных, фиксированных размеров бумаги; А4 – стандартный по умолчанию. В список входит элемент – «другой» - возможность указывать произвольные размеры листа бумаги

Поля страницы . Устанавливаются на вкладке «Поля» - размер полей, ориентация листа и расположение колонтитулов. По умолчанию все поля 2,5 см. В различных документах разные размеры полей, поэтому на вкладке предусмотрены 4 поля ввода: верхнее, нижнее, правое, левое. Левое – при двусторонней печати – носит название «внутри» - для четных страниц, правое – «снаружи» - для нечетных страниц. В секторе «Образец» - визуальный контроль формата листа, а также на горизонтальной и вертикальной линейках.

Ориентация листа . Книжная или альбомная.

Вертикальное выравнивание . На вкладке «Источник бумаги» устанавливается тип вертикального выравнивания текста на странице:

По верхнему краю – выравнивание верхней строки текста по нижней границе верхнего поля;

По центру – размещает абзацы по центру между границами верхнего и нижнего полей;

По высоте – добавляет пустое место между абзацами;

По нижнему краю – выравнивание нижней строки текста по верхней границе нижнего поля.

Номера страниц . В меню «Вставка» в диалоговом окне «номера страниц» устанавливают параметры нумерации:

Положение: внизу, вверху;
Выравнивание: слева, в центре, справа, (внутри и снаружи);
В секторе «Образец» визуальная оценка;
Кнопка «Формат» - вызывает диалоговое окно «Формат номера страницы» - позволяет выбрать различные варианты нумерации.

В многостраничных документах – номер на первой странице не ставится, если нужно выставить, то включают флажок «Номер на первой странице».

Колонтитулы.

Для газетного стиля – количество колонок .

Параметры форматирования страницы могут устанавливаться для всего документа целиком и для отдельных частей. В таблице 1 представлена основная информация о параметрах оформления текстовых документов.

Таблица 1

Наименование элементов	1-й вариант	2-й вариант
1 Заголовок раздела
Новая страница
Шрифт (пт)	16 (полуж.)	14 (полуж.)
Абзацный отступ (см)
Интервал до (пт)
Интервал после
Выравнивание
Межстрочное расстояние
2 Заголовок подраздела
Новая страница
Шрифт (пт)	14 (полуж.)	12 (полуж.)
Абзацный отступ (см)
Интервал до (пт)
Интервал после
Выравнивание
Межстрочное расстояние
3 Основной текст
Шрифт (пт)
Абзацный отступ (см)
Выравнивание	По ширине	По ширине
Межстрочное расстояние
4 подписи к рисункам и заголовки таблиц

5 Параметры документа
Размер бумаги	А4 (21х29,7 см)
Верхнее поле
Нижнее поле
Правое поле
Левое поле

Примечание.

Абзацный отступ по всему документу должен иметь одинаковое значение.

Размер символов в математических выражениях должен всегда совпадать с размером основного текста работы.

Участок документа, отличающийся от остальных значением хотя бы одного параметра форматирования страницы – раздел . Разделы отделяются друг от друга маркером конца раздела – двойная горизонтальная линия, пересекающая всю страницу (в центре со словами «Конец раздела»).

Устанавливают значения параметров перед началом ввода документа или во время работы над ним.

Если параметры установлены для всего документа, он состоит из одного раздела, любое изменение в значениях параметров – завершение одного раздела – начало нового. Для изменения значений параметров в какой-либо части документов – выделяют часть документа и устанавливают значения параметров.

Контрольные вопросы:

Что понимают под редактирование и форматирование документа?

Приведите примеры параметров шрифта и способов их установки.

Что показывают непечатаемые знаки (символы). Приведите примеры.

Как работает поиск и замена в тексте документа?

Что такое списки, каковы их виды форматирования?

Какие операции с текстом выполняют программы текстовые редакторы и процессоры?

Какое расширение получают при сохранении файлы документов Word?

Как оформить заголовки и вставить оглавление?

Каковы параметры форматирования таблицы?

Форматирование текста в Microsoft Word является основной частью составления конечного текста. Именно благодаря форматированию, пользователь сможет создать хороший, качественный текст, который будет соответствовать всем требованиям. Сам текст необходимо обязательно форматировать, ведь именно в этом случае, если все символы в тексте будут оптимального размера, интервал и прочее будет на должном уровне, то сам материал станет читаться и восприниматься гораздо проще и время при этом будет затрачено, естественно, меньше. Таким образом, получается, что форматирование будет помогать читателю понять содержимое текста без лишних усилий.

Основные аспекты форматирования

Разумеется, чтобы подача материала была на высоком уровне, текст на странице необходимо выровнять и задать соответствующий интервал между строками, то есть изменить расположение текста на странице. Для того чтобы изменить стандартные значения, нужно всего-лишь или фрагмент текста, подлежащий изменениям. Затем нужно выбрать необходимые вам параметры для выравнивания. Новые значения задаются на вкладке «Главная», где имеется поле «Абзац».

На поле «Абзац» имеется несколько кнопок, благодаря которым можно выровнять текст: по левому краю, по центру, правому краю, а также по ширине. Выравнивание осуществляется нажатием левой кнопкой мыши.

Интервал может быть двух типов: между строками и между абзацами. На соответствующей иконке («Междустрочный интервал») в поле «Абзац» можно с легкостью подобрать необходимые значения или задать собственные. После выделения текста, подлежащего изменениям, необходимо выбрать именно кнопку «Междустрочный интервал», после чего появится меню, где пользователю будет предложено изменить интервал между строками и между абзацами. Необходимо отметить также и то, что абсолютно все значения в Microsoft Word можно задавать самостоятельно.

Задавать собственные значения можно в том же поле «Абзац», где в правом нижнем углу поля находится кнопка стрелки, а после нажатия появится панель. В появившейся панели можно задать собственные параметры и посмотреть результат.

Отступы и выступы

Немаловажным аспектом всего форматирования текста являются отступы и выступы. Отступы используются для того, чтобы выделить первую строку абзаца, а выступ представляет собой так называемый «отрицательный отступ». В случае если будет изменяться , тогда абзац будет сдвигаться вправо. Выступ, в свою очередь, будет двигать первую строку абзаца влево. Изменять значения отступа и выступа с легкостью можно на панели «Абзац». Для того чтобы изменить параметры, необходимо воспользоваться кнопками «увеличить отступ» и «уменьшить отступ».

Форматирование абзацев в Word. В любом документе не обойтись без форматирования текста. , мы с вами рассмотрели в прошлом уроке, теперь пришла очередь разобрать вопрос о форматировании абзацев в Word. Основной смысловой единицей текста обычно является абзац. Поэтому команды выравнивания и операции форматирования предназначены для изменения внешнего вида отдельных абзацев. Без абзаца текст будет смотреться не красиво, да и для чтения он мало пригоден. Вы, наверное, сами убедились в этом? На сайтах, где текст идет сплошной стеной, очень быстро устают глаза. И каким бы интересным он ни был, посетители бросают читать его на полуслове и уходят. Вот поэтому грамотный веб-дизайнер обязательно разбивает текст на небольшие абзацы. Книги, написанные без абзацев, теряют свою привлекательность и чаще всего остаются не востребованными.

Поэтому абзацы должны быть обязательно. В Ворде есть возможность облегчить себе работу с абзацами. Для этого необходимо настроить текстовый редактор «под себя».

Форматирование абзацев в Word

Примечание

Настройка форматирования абзацев в Ворде для всех версий программы одинакова, поэтому по этому поводу можете не заморачиваться.

Для полного форматирования абзаца используют диалоговое окно « Абзац ». Войдите в меню – Формат , и выберите – Абзац –

или щелкните правой кнопкой мыши по полю документа и в выпадающем контекстном меню выберите пункт Абзац .

В открывшемся окне «Абзац » на вкладке «Отступы и интервалы » настройте Выравнивание абзаца

— По левому краю

— По центру

— По правому краю

— По ширине

В раскрывающемся списке Уровень можете задать смысловой уровень абзаца в общей структуре текста.
Панель Отступ определяет правую и левую границу абзаца относительно правой и левой границ страницы.
В раскрывающемся списке Первая строка можете задать наличие и размеры «красной строки» (абзацного отступа).
Панель Интервал позволяет задать промежутки между абзацами, а также между строками данного абзаца. Увеличенный интервал между абзацами нередко заменяет абзацный отступ.

Вкладка Положение на странице предназначена для форматирования абзацев, попадающих на границу между страницами. Здесь можно запретить отрывать от абзаца одну строку, потребовать, чтобы абзац размещался на одной странице целиком, «присоединить» следующий абзац к данному или начать текущим абзацем новую страницу.

Примечание:

С помощью окна Абзац очень просто выполнять форматирование, но делать этого не стоит. Оно полезно для изучения приёмов форматирования, но для практической работы лучше им не пользоваться.

Теперь давайте рассмотрим более эффективные способы форматирования абзацев в Word.

Существует способ – форматирование абзацев с помощью линейки . Многие не используют линейку вообще. А зря – это тоже довольно таки мощный инструмент в умелых руках, и вы сами скоро в этом убедитесь.

Форматирование абзаца с помощью линейки

Линейка в Ворде не только предоставляет информацию о разметке документа, но и является мощным инструментом форматирования. Она позволяет управлять боковыми границами и позициями табуляции текущего абзаца. Границы абзаца задают путем перемещения (перетаскивания) специальных маркеров.

Как включить линейку в Word

В Word 2003 линейка включается в меню – Вид . Просто необходимо установить галочку напротив записи Линейка .

В Word 2007/2010 линейка так же находится в меню — Вид – блок Показать и скрыть – Линейка .

Примечание

Треугольный маркер, расположенный слева внизу линейки (острием вверх) задает левую границу для всех строк абзаца, кроме первой.

Перевернутый треугольный маркер слева вверху задает линию начала первой строки абзаца и позволяет сформировать абзацный отступ.

Квадратный маркер под линейкой – это элемент управления, всегда располагающийся непосредственно под треугольным маркером левой границы абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы перемещаются вместе, с сохранением их относительного положения. Такое оформление абзаца можно использовать при форматировании эпиграфов , особенно важных фрагментов текста, цитат и так далее.

Треугольный маркер, расположенный справа, задает правую границу текущего абзаца.

Линейку также используют для задания позиций табуляции . Это уже будет форматирование абзацев при помощи табуляции . Позиции табуляции применяют, когда строка состоит из нескольких полей, например в несложной таблице. По умолчанию позиции табуляции располагаются через каждые полдюйма и отмечаются на линейке короткими вертикальными засечками.

Символ, обозначающий позицию табуляции, располагается на линейке слева. Он имеет вид «уголка ». Щелкнув на нем, можно изменить вид символа табуляции и, соответственно, метод отображения текста.

Выбранный символ табуляции устанавливают щелчком на линейке. В дальнейшем его положение можно изменять перетаскиванием. Для удаления символа табуляции его перетаскивают за пределы линейки.

После установки позиции табуляции вручную все позиции табуляции, заданные по умолчанию и расположенные до неё, удаляются, т.е. все ваши последующие документы будут уже с этим новым форматированием абзацев .

∟ Позиция табуляции с выравниванием по левому краю. Текст располагается справа от указанной позиции, начинаясь непосредственно с этого места;

┴ Позиция табуляции с выравниванием по центру. Текст располагается симметрично относительно указанной позиции;

┘ Позиция табуляции с выравниванием по правому краю. Текст помещается слева от указанной позиции, заканчиваясь в указанном месте;

Виды маркеров табуляции:

Позиция табуляции с выравниванием по символу. Позволяет, например, расположить столбец чисел разной длины так, что десятичные запятые располагаются друг под другом.

Примечание:

Для переходов между позициями табуляции используют клавиши TAB и BACKSPACE .

Вот сколько нового мы сегодня с вами узнали, и что такое , и как включить линейку в Word , и что такое табуляция в Word . Надеюсь, что эти новые знания вам пригодятся.

Возможно, будет полезно почитать: